Warunki i Zasady
JEVGENIJA BARANOVSKA

1. Definicje i zakres działalności

Dla potrzeb niniejszych Warunków i Zasad poniższe pojęcia oznaczają:

„Agencja” – JEVGENIJA BARANOVSKA, polska agencja rozrywkowa specjalizująca się w organizacji premium wydarzeń tematycznych, wieczorów w stylu kasynowym, towarzyskich nocy pokerowych, programów rozrywkowych dla firm oraz ekskluzywnych przyjęć prywatnych.

„Serwis” – strona internetowa dostępna pod adresem https://eventinglineup.com, obejmująca w szczególności sekcje informacyjne, ofertowe, blogowe i formularze kontaktowe.

„Klient” – każda osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która zawiera z Agencją umowę dotyczącą organizacji wydarzenia lub korzysta z usług Agencji.

„Uczestnik” – osoba biorąca udział w wydarzeniu organizowanym lub współorganizowanym przez Agencję na zlecenie Klienta.

„Wydarzenie” – każdy projekt rozrywkowy, event, wieczór tematyczny, wieczór pokerowy o charakterze towarzyskim, program integracyjny, przyjęcie prywatne lub inne przedsięwzięcie offline przygotowane i koordynowane przez Agencję.

Agencja świadczy usługi w szczególności w następujących obszarach:

• organizacja wieczorów pokerowych o charakterze wyłącznie rozrywkowym i towarzyskim,
• organizacja wieczorów w stylu kasynowym z symulacją gier stołowych jako elementu programu rozrywkowego,
• kompleksowe programy rozrywkowe i integracyjne dla firm,
• przyjęcia prywatne, urodziny, jubileusze, przyjęcia domowe i plenerowe,
• organizacja wydarzeń VIP oraz kameralnych spotkań o podwyższonym standardzie,
• współpraca z lokalami, hotelami i przestrzeniami eventowymi.

Wszystkie formaty gier prezentowane przez Agencję stanowią element programu rozrywkowego i nie mają charakteru hazardu pieniężnego, zakładów wzajemnych ani jakiejkolwiek działalności bukmacherskiej lub finansowej. Serwis nie jest platformą do gier online ani do zawierania zakładów.

2. Akceptacja warunków

Korzystanie z Serwisu, w tym przeglądanie treści, wysyłanie zapytań za pomocą formularzy kontaktowych lub składanie zapytań ofertowych, oznacza akceptację niniejszych Warunków i Zasad.

W przypadku zawarcia umowy na organizację Wydarzenia (w formie pisemnej, elektronicznej lub poprzez akceptację oferty), Klient potwierdza, że zapoznał się z treścią niniejszych Warunków i Zasad oraz je akceptuje. Warunki te stanowią integralną część każdej umowy zawieranej z Agencją, o ile strony nie postanowią inaczej w odrębnym dokumencie.

Jeżeli Klient nie zgadza się z jakąkolwiek częścią niniejszych Warunków i Zasad, powinien zaprzestać korzystania z Serwisu oraz powstrzymać się od zawierania umowy z Agencją do czasu wyjaśnienia wątpliwości.

Agencja zastrzega sobie prawo do okresowej aktualizacji niniejszych Warunków i Zasad, w szczególności w razie zmian przepisów prawa, oferty lub sposobu świadczenia usług. Zmieniona wersja jest publikowana w Serwisie i obowiązuje od momentu jej opublikowania, z zastrzeżeniem, że do umów zawartych wcześniej stosuje się wersję obowiązującą w dniu zawarcia umowy, chyba że strony uzgodnią inaczej.

3. Rezerwacja i realizacja wydarzeń

Proces rezerwacji Wydarzeń w Agencji przebiega etapowo i co do zasady obejmuje:

• przesłanie wstępnego zapytania przez formularz w zakładce Kontakt lub drogą mailową/telefoniczną,
• analizę potrzeb Klienta, dobór formatu wydarzenia (np. wieczór pokerowy, wieczór kasynowy, program korporacyjny, przyjęcie prywatne, event VIP, dobór lokalizacji, usługi dodatkowe),
• przygotowanie i przedstawienie oferty wraz z wyceną,
• akceptację oferty przez Klienta,
• potwierdzenie rezerwacji terminu przez Agencję po spełnieniu warunków płatności (np. wpłata zaliczki),
• opracowanie szczegółowego scenariusza i harmonogramu działań,
• realizację Wydarzenia oraz podsumowanie powykonawcze.

Dostępność terminów Wydarzeń jest ograniczona i zależy od aktualnego kalendarza rezerwacji, dostępności ekip realizacyjnych, współpracujących lokalizacji oraz specyfiki projektu. Agencja zobowiązuje się do możliwie szybkiego potwierdzenia lub odrzucenia proponowanego terminu po otrzymaniu kompletnego zapytania.

Wszelka komunikacja dotycząca rezerwacji i realizacji Wydarzenia odbywa się na wskazane przez Klienta dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu, inne kanały uzgodnione przez strony). Klient zobowiązuje się do podawania prawdziwych i aktualnych danych kontaktowych oraz do ich niezwłocznej aktualizacji w razie zmiany.

Szczegółowe warunki dotyczące zakresu usług, liczby animatorów, konfiguracji stołów, czasu trwania, scenografii oraz dodatkowych atrakcji są każdorazowo określane w ofercie lub umowie zawartej z Klientem. W przypadku rozbieżności pomiędzy niniejszymi Warunkami i Zasadami a postanowieniami umowy, pierwszeństwo mają postanowienia umowy.

4. Bezpieczeństwo i odpowiedzialność

Agencja przykłada szczególną wagę do bezpieczeństwa Uczestników oraz komfortu przebiegu Wydarzeń. Standardy bezpieczeństwa obejmują w szczególności:

• dobór profesjonalnej obsługi technicznej i animacyjnej o odpowiednich kwalifikacjach,
• używanie sprzętu, dekoracji i rekwizytów zgodnych z obowiązującymi normami bezpieczeństwa,
• dostosowanie scenariusza Wydarzenia do charakteru przestrzeni oraz liczby Uczestników,
• stosowanie się do lokalnych regulaminów obiektu oraz przepisów przeciwpożarowych i BHP.

Uczestnicy zobowiązani są do stosowania się do poleceń personelu Agencji oraz obsługi lokalu, w którym odbywa się Wydarzenie. Agencja nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z niestosowania się Uczestników do instrukcji bezpieczeństwa, za zachowania pozostające pod wpływem alkoholu lub innych substancji, ani za działania osób trzecich, na które Agencja nie ma wpływu.

Odpowiedzialność Agencji względem Klienta z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy jest co do zasady ograniczona do wysokości wynagrodzenia należnego Agencji za dane Wydarzenie, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej. Ograniczenie to nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie.

Agencja nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody pośrednie, utracone korzyści, zakłócenia w działalności gospodarczej Klienta ani inne konsekwencje ekonomiczne wykraczające poza bezpośrednie następstwa zdarzenia, o ile brak jest podstaw do przypisania Agencji winy umyślnej.

5. Zasady dotyczące płatności

Wynagrodzenie za organizację Wydarzenia oraz świadczenie usług towarzyszących jest każdorazowo ustalane indywidualnie i prezentowane Klientowi w ofercie lub umowie. Ceny mogą być wyrażone w złotych polskich (PLN) lub innej walucie, zgodnie z ustaleniami stron.

Agencja akceptuje w szczególności następujące formy płatności:

• przelew bankowy na rachunek wskazany w ofercie lub umowie,
• inne formy płatności uzgodnione indywidualnie z Klientem.

Szczegółowy harmonogram płatności (terminy, wysokość rat, zasady rozliczeń po Wydarzeniu) określany jest w ofercie lub umowie. Standardowo Agencja może wymagać wpłaty zaliczki lub opłaty rezerwacyjnej w określonej wysokości jako warunku potwierdzenia rezerwacji terminu.

Niewywiązanie się przez Klienta z obowiązku terminowej zapłaty wynagrodzenia lub zaliczki może skutkować:

• wstrzymaniem przygotowań do Wydarzenia,
• brakiem gwarancji dostępności wskazanych w ofercie usług i terminów,
• odstąpieniem przez Agencję od umowy, jeżeli zostało to przewidziane w jej treści lub przepisach prawa.

Szczegółowe zapisy dotyczące sposobu i terminów płatności mogą różnić się w zależności od rodzaju Wydarzenia (np. wydarzenia firmowe, eventy VIP, wydarzenia prywatne) i są wiążące zgodnie z indywidualnymi ustaleniami.

6. Polityka anulowania i zmiany rezerwacji

Klient ma prawo do anulowania lub zmiany terminu oraz zakresu zamówionych usług, przy czym szczegółowe zasady w tym zakresie określane są każdorazowo w umowie lub ofercie. Z uwagi na charakter branży eventowej, w szczególności rezerwacje lokalizacji, podwykonawców oraz personelu, anulowanie może wiązać się z naliczeniem opłat.

Przykładowo, Agencja może zastrzec w umowie:

• możliwość bezkosztowej rezygnacji w określonym terminie przed planowanym Wydarzeniem (np. do określonej liczby dni),
• obowiązek pokrycia przez Klienta kosztów faktycznie poniesionych przez Agencję do dnia anulowania,
• zachowanie przez Agencję części lub całości wpłaconej zaliczki jako opłaty za rezygnację po przekroczeniu wskazanego terminu,
• możliwość przeniesienia terminu Wydarzenia na inny dzień, w miarę dostępności kalendarza, z odpowiednim wyrównaniem kosztów.

Zmiany dotyczące liczby Uczestników, przebiegu scenariusza czy elementów dodatkowych (np. rozbudowana scenografia, rozszerzony program gier) powinny być zgłaszane Agencji z odpowiednim wyprzedzeniem i wymagają potwierdzenia przez Agencję co do możliwości realizacji oraz ewentualnej aktualizacji wynagrodzenia.

W przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od stron, uniemożliwiających organizację Wydarzenia w ustalonym terminie (siła wyższa, nagłe ograniczenia administracyjne, sytuacje nadzwyczajne), strony dążą w pierwszej kolejności do uzgodnienia nowego terminu lub modyfikacji zakresu usług. Szczegółowe skutki takich zdarzeń określa umowa oraz bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.

7. Prawa autorskie do treści i materiałów

Wszelkie treści dostępne w Serwisie, w tym teksty, zdjęcia, filmy, grafiki, elementy identyfikacji wizualnej, układ strony oraz materiały promocyjne, stanowią utwory w rozumieniu przepisów o prawie autorskim i podlegają ochronie prawnej. Prawa autorskie do tych materiałów przysługują Agencji lub podmiotom, z którymi Agencja zawarła odpowiednie umowy licencyjne.

Bez uprzedniej, wyraźnej zgody Agencji, niedozwolone jest w szczególności:

• kopiowanie, zwielokrotnianie, rozpowszechnianie lub publiczne udostępnianie materiałów z Serwisu w całości lub w części,
• wykorzystywanie zdjęć i filmów z realizowanych Wydarzeń do celów marketingowych przez osoby trzecie,
• modyfikowanie, przetwarzanie lub tworzenie opracowań materiałów wizualnych i tekstowych bez zgody uprawnionego podmiotu,
• usuwanie oznaczeń praw autorskich, znaków towarowych i innych informacji o prawach własności.

Zamówienie przez Klienta dokumentacji foto/wideo z Wydarzenia oraz zasady korzystania z takich materiałów (np. publikacja w mediach społecznościowych, na stronie internetowej Klienta, w materiałach PR) są regulowane w umowie lub odrębnych ustaleniach. W braku innych postanowień uznaje się, że Klient otrzymuje niewyłączną licencję na wykorzystanie materiałów w zakresie niezbędnym do standardowej komunikacji marketingowej, z zachowaniem oznaczeń autorstwa, o ile jest to wymagane.

Agencja może – po uzyskaniu odpowiedniej zgody – wykorzystywać wybrane materiały z realizowanych Wydarzeń w swoim portfolio, w Serwisie, na blogu i w innych kanałach komunikacji (np. w sekcjach dotyczących usług, lokalizacji czy na blogu „JEVGENIJA BARANOVSKA”).

8. Ochrona danych osobowych

Agencja przywiązuje dużą wagę do ochrony danych osobowych Klientów i Uczestników Wydarzeń oraz przetwarza je zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz krajowymi regulacjami w zakresie ochrony danych.

Dane osobowe są przetwarzane przede wszystkim w celu:

• udzielenia odpowiedzi na zapytania przesłane za pośrednictwem Serwisu,
• przygotowania i przedstawienia ofert,
• zawarcia i realizacji umów z Klientami,
• realizacji obowiązków księgowych i podatkowych,
• ewentualnego dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Osobom, których dane dotyczą, przysługują odpowiednie prawa, w tym prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu – w granicach przewidzianych przepisami prawa.

Szczegółowe informacje na temat zasad przetwarzania danych osobowych, w tym danych administratora, podstaw prawnych przetwarzania, okresów przechowywania, odbiorców danych oraz praw osób, których dane dotyczą, znajdują się w dokumencie Polityka Prywatności.

Korzystając z Serwisu, Klient potwierdza, że zapoznał się z Polityką Prywatności i akceptuje opisane tam zasady przetwarzania danych.

9. Kontakt i rozstrzyganie sporów

W przypadku pytań, wątpliwości lub uwag dotyczących niniejszych Warunków i Zasad, sposobu realizacji Wydarzeń, rozliczeń lub ochrony danych osobowych, Klient może skontaktować się z Agencją, korzystając z danych wskazanych w zakładce Kontakt.

Agencja dokłada starań, aby wszelkie nieporozumienia i spory związane ze świadczeniem usług były rozwiązywane polubownie, w drodze bezpośrednich negocjacji oraz – jeżeli strony tak uzgodnią – w drodze mediacji lub postępowania przed sądem polubownym.

W razie braku możliwości osiągnięcia porozumienia na drodze polubownej, spory wynikłe na tle łączącej strony umowy lub w związku z korzystaniem z Serwisu podlegają rozstrzygnięciu przez właściwy miejscowo sąd powszechny zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa polskiego, chyba że strony postanowią inaczej w odrębnym porozumieniu.

Niniejsze Warunki i Zasady podlegają prawu polskiemu i powinny być interpretowane zgodnie z tym prawem, z uwzględnieniem bezwzględnie obowiązujących przepisów dotyczących ochrony konsumentów, jeżeli mają zastosowanie.